A Agência Reguladora dos Serviços Públicos Delegados de Sinop – MT (AGER) alcançou um novo marco em sua jornada de modernização. Após digitalizar todo o seu acervo físico, a instituição entra agora na fase Papel Zero, utilizando a plataforma de gestão eletrônica de documentos da Inovally. Com isso, a AGER Sinop se destaca como mais um exemplo de como a inovação pode transformar a administração pública.
Transformação Digital: da digitalização à eficiência
Iniciado em abril de 2023, o projeto teve como ponto de partida a conversão de documentos físicos em arquivos digitais com validade jurídica. Foram digitalizados 5.237 processos e documentos, somando cerca de 600 mil páginas, com uso de assinaturas digitais, metadados e rastreabilidade completa.
Esse processo representou:
- 🗃️ Otimização do armazenamento de informações;
- 🔍 Mais agilidade na busca e acesso aos arquivos;
- 💰 Redução de custos com espaço físico e manutenção de papel.
A iniciativa abrangeu todas as áreas da AGER, incluindo Regulação e Fiscalização, Ouvidoria, Jurídico, Tesouraria, Presidência, Contratos, Recepção e Contabilidade.
A fase Papel Zero: reestruturação e automação de processos
Com o acervo digital tratado, a agência inicia agora uma nova etapa: a eliminação definitiva do uso de papel em fluxos internos e externos.
Por meio da solução tecnológica da Inovally, foram mapeados e redesenhados os processos administrativos e técnicos, classificados em dois formatos:
- Ad hoc – fluxos dinâmicos e flexíveis, ajustados conforme a necessidade;
- BPM (Business Process Management) – processos estruturados com regras definidas.
A reestruturação interna permitiu:
- 📌 Eliminação de etapas desnecessárias;
- 🗂️ Padronização de nomenclaturas;
- 👥 Redefinição de papéis e responsabilidades.
O resultado é uma gestão mais clara, enxuta e eficiente, alinhada aos princípios da Lei do Governo Digital.
Benefícios da gestão documental inteligente
A plataforma da Inovally, já utilizada por órgãos como o Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, traz uma série de avanços concretos para a administração pública:
- 🚫 Fim do papel na tramitação de processos
- ⚙️ Automação com classificação e regras de negócio
- 🔐 Assinaturas eletrônicas com validade jurídica
- 🌐 Integração com usuários externos por meio de portal digital
- 📈 Rastreabilidade total dos fluxos
- 📉 Economia com logística e materiais físicos
- ⏱️ Agilidade na execução de atividades e tomada de decisão
Tecnologia a serviço do valor público
Mais do que uma mudança operacional, o projeto representa uma transformação cultural. A AGER Sinop evolui para uma estrutura mais digital, segura e eficiente, com reflexos diretos na transparência, no atendimento ao cidadão e na sustentabilidade.
A Inovally tem orgulho de desenvolver e entregar soluções que reduzem a burocracia e aumentam a inteligência na gestão pública.
Sua instituição também pode adotar o modelo Papel Zero.
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