Com o objetivo de modernizar e otimizar a gestão de documentos, o TCE-MT procurou a Inovally para propor uma solução que gerasse eficiência e otimizasse os processos internos.
O PROBLEMA
O Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso – TCE-MT é uma instituição pública de controle externo que zela pelo patrimônio público e fiscaliza a aplicação dos recursos. Com o objetivo de modernizar e otimizar a gestão de documentos, o TCE-MT procurou uma solução eficiente que proporcionasse celeridade, segurança e melhoria na administração dos registros.
Desafios enfrentados pelo TCE-MT:
- Implementação da política de “Papel Zero” para documentos digitais.
- Criação e controle de qualidade dos documentos digitais.
- Garantia de autenticidade, integridade e confiabilidade dos documentos digitais.
- Padronização dos modelos de documentos para economia de tempo.
- Localização e alteração dos documentos digitais de forma auditada.
- Integração entre os setores para aumento da produtividade.
- Redução dos custos operacionais por meio da automação de processos.
A SOLUÇÃO
A solução oferecida pela Inovally: A Inovally é a empresa licenciadora do sistema de gestão de documentos adotado pelo TCE-MT. A implantação dessa solução promoveu a modernização da gestão documental do tribunal. Antes da adoção do sistema, todo o processo era realizado manualmente, o que gerava problemas relacionados à organização, padronização e retrabalho.
OS RESULTADOS
- Redução expressiva nos custos de impressão: Ao eliminar a necessidade de impressões físicas, o TCE-MT obteve uma economia substancial em termos de papel, tinta e outros recursos associados à impressão.
- Aumento na produtividade: Com a implementação do sistema de gestão de documentos da Inovally, as tarefas manuais e burocráticas foram substituídas por processos automatizados. Isso permitiu que os colaboradores do TCE-MT direcionassem seu tempo e esforços para atividades de maior valor, aumentando assim a eficiência e produtividade geral.
- Melhor controle, qualidade e organização: O sistema da Inovally oferece recursos avançados de controle e rastreabilidade, garantindo que todos os documentos sejam armazenados de forma segura e acessível. Além disso, a padronização dos modelos de documentos proporciona consistência e qualidade em toda a gestão documental.
- Maior assertividade e celeridade na criação e gestão de documentos: Através da solução da Inovally, o TCE-MT conseguiu agilizar o processo de criação, localização e alteração de documentos digitais de forma auditada. Isso resultou em uma maior eficiência operacional e tomada de decisões mais ágeis.
- Segurança e confiabilidade: A Inovally utiliza mecanismos de segurança no padrão ICP-Brasil, garantindo a integridade, autenticidade e autoria dos documentos digitais. Esses recursos são essenciais para manter a confiança e a validade legal dos registros do TCE-MT.
Em resumo, a parceria entre o TCE-MT e a Inovally transformou a gestão documental, proporcionando ao órgão uma redução significativa nos custos, aumento da produtividade, melhor controle e organização, além de maior assertividade, celeridade e segurança nos processos. Com a solução da Inovally, o TCE-MT está no caminho certo para uma administração mais eficiente, confiável e alinhada com as demandas da era digital.
